Informativa sulla protezione dei dati

1. Titolare del trattamento

Il titolare dei trattamenti descritti nella presente informativa è il gestore di Piketto sopra indicato («noi»). Per le richieste relative alla protezione dei dati, La preghiamo di rivolgersi all’indirizzo e-mail indicato.

2. Il nostro ruolo: titolare e responsabile del trattamento

Per i dati dei nostri clienti (account, contratto, fatturazione) e per le visite al nostro sito web siamo titolari del trattamento ai sensi della LPD.

Quando la nostra assistente telefonica risponde alle chiamate per conto di un’impresa, trattiamo i dati di chi chiama su incarico di tale impresa. Il titolare del trattamento è in questo caso l’impresa interessata; noi agiamo come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 9 LPD, conformemente al nostro contratto di trattamento dei dati su incarico. Chi chiama trova pertanto informazioni sul trattamento dei propri dati anche nell’informativa sulla protezione dei dati dell’impresa chiamata e può esercitare i propri diritti direttamente presso quest’ultima. Noi assistiamo l’impresa a tale scopo.

3. Quali dati trattiamo

Clienti (imprese e relativi utenti):

• Dati dell’account: nome, indirizzo e-mail, password (memorizzata esclusivamente sotto forma di hash crittografico), lingua preferita, ruolo nell’account.
• Dati dell’impresa per l’assistente telefonica: ragione sociale, settore, indirizzo, orari di apertura, prestazioni, domande frequenti, numeri per il trasferimento delle chiamate e per le notifiche, indirizzo e-mail per le notifiche.
• Dati contrattuali e di fatturazione: indirizzo di fatturazione, numero IVA, stato dell’abbonamento, fatture. I dati dei mezzi di pagamento vengono raccolti esclusivamente dal nostro fornitore di servizi di pagamento; non riceviamo numeri di carta completi.
• Dati di utilizzo: numero e durata delle chiamate ai fini della fatturazione, registri tecnici per la sicurezza del servizio.

Persone che chiamano le imprese che utilizzano il nostro servizio:

• Numero di chi chiama (Caller ID), se trasmesso, nonché momento e durata della chiamata.
• Voce: durante la conversazione, il parlato viene elaborato in tempo reale per comprenderlo e rispondere. Non vengono conservate registrazioni audio.
• Trascrizione della conversazione (testo).
• Informazioni raccolte durante la conversazione: nome, numero confermato per la richiamata, motivo della chiamata, urgenza, richiesta di appuntamento e riepilogo.
• Contenuti comunicati spontaneamente da chi chiama. Chiediamo alle imprese di configurare l’assistente telefonica in modo che non richieda dati personali degni di particolare protezione.

Visitatori del sito web:

• Registri del server tecnicamente necessari (indirizzo IP, momento dell’accesso, pagina consultata, tipo di browser) per rendere disponibile e proteggere il sito web.

4. Finalità del trattamento

• Fornitura del servizio: rispondere alle chiamate, rispondere alle domande sulla base delle informazioni dell’impresa, raccogliere le richieste e trasferire le chiamate urgenti.
• Notifica all’impresa tramite e-mail e SMS e visualizzazione nel pannello di controllo.
• Esecuzione del contratto, fatturazione in base alla durata delle conversazioni e contabilità.
• Assistenza clienti e comunicazioni relative al contratto.
• Sicurezza, prevenzione di abusi e frodi, analisi degli errori.
• Adempimento di obblighi legali, ad esempio gli obblighi di conservazione.

Non utilizziamo i dati di chi chiama a fini pubblicitari, non vendiamo dati personali e non utilizziamo i contenuti delle conversazioni per addestrare modelli di IA propri.

Le basi del trattamento sono in particolare l’esecuzione del contratto, i nostri legittimi interessi a un servizio sicuro e funzionante e gli obblighi legali; nella misura in cui si applica il RGPD, l’art. 6 par. 1 lett. b, c e f RGPD.

5. Destinatari e subresponsabili del trattamento

Ci avvaliamo di fornitori di servizi accuratamente selezionati, che trattano i dati personali per nostro conto e secondo le nostre istruzioni. Sono vincolati contrattualmente alla riservatezza e alla sicurezza dei dati.

Utilizziamo la piattaforma standard di ElevenLabs tramite api.elevenlabs.io. ElevenLabs tratta i dati delle conversazioni negli USA e, se del caso, in altri Paesi secondo il suo contratto di trattamento dei dati. Per la gestione delle conversazioni viene utilizzato Google Gemini tramite ElevenLabs; i fornitori di modelli linguistici sono subresponsabili di ElevenLabs, non fornitori distinti incaricati direttamente da noi. Per gli account dei nostri clienti, la conservazione delle registrazioni audio presso ElevenLabs è disattivata; i dati delle conversazioni vi vengono cancellati entro 30 giorni.

I dati possono inoltre essere comunicati alle autorità quando siamo legalmente tenuti a farlo.

6. Comunicazione all’estero

L’applicazione e la banca dati sono ospitate presso netcup a Vienna, in Austria; una copia di sicurezza cifrata si trova sulla nostra infrastruttura in Svizzera. ElevenLabs, Cloudflare, Google Workspace, Twilio e Stripe trattano dati anche al di fuori della Svizzera e dell’UE, in particolare negli USA. La comunicazione all’estero avviene soltanto alle condizioni previste dagli art. 16 e 17 LPD:

• verso Stati che garantiscono una protezione adeguata dei dati secondo il Consiglio federale, in particolare gli Stati dell’UE e dello SEE;
• verso gli USA sulla base dello Swiss-U.S. Data Privacy Framework, se il destinatario è certificato per il trattamento in questione; altrimenti, come pure per i trattamenti in altri Stati privi di una protezione adeguata, sulla base delle clausole contrattuali standard della Commissione europea riconosciute dall’IFPDT, con gli adeguamenti necessari per la Svizzera ed eventuali misure di protezione supplementari.

Su richiesta, Le forniamo informazioni sulla garanzia utilizzata nel caso specifico.

7. Conservazione e cancellazione

• Registrazioni audio: non vengono conservate registrazioni audio delle conversazioni. Presso il nostro fornitore di IA vocale ElevenLabs, i dati delle conversazioni vengono cancellati entro 30 giorni.
• Trascrizioni e informazioni raccolte su chi chiama: per il periodo definito dall’impresa nelle proprie impostazioni, compreso tra 7 e 365 giorni, con un valore predefinito di 90 giorni. Successivamente vengono cancellate automaticamente. Le imprese possono cancellare singole chiamate in qualsiasi momento prima della scadenza.
• Alla scadenza del termine conserviamo soltanto il momento e la durata della chiamata, senza contenuti né informazioni su chi chiama, nella misura necessaria per la fatturazione e a fini probatori.
• Cancellazione da parte dell’impresa: il proprietario dell’account può cancellarlo in qualsiasi momento nelle Impostazioni. Il profilo aziendale, i dati delle chiamate e le trascrizioni vengono cancellati immediatamente, l’assistente telefonica viene rimossa presso il fornitore di IA vocale, il numero svizzero viene liberato e l’eventuale abbonamento in corso viene disdetto immediatamente.
• Fine del contratto: quando l’abbonamento termina (disdetta o scadenza), cancelliamo tutti i dati del cliente 30 giorni dopo la fine dell’ultimo periodo di fatturazione.
• Account senza abbonamento: se non è mai stato sottoscritto un abbonamento, cancelliamo l’account con tutti i dati 60 giorni dopo la registrazione.
• Dati dell’account: fino alla cancellazione dell’account secondo le regole sopra indicate. Conserviamo i libri e i documenti contabili per dieci anni ai sensi dell’art. 958f CO.
• Registri del server: di norma per un massimo di 30 giorni, salvo che siano necessari per chiarire un incidente di sicurezza.

8. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’art. 8 LPD, in particolare: trasmissione cifrata (TLS), rigorosa separazione dei dati delle diverse imprese, accesso riservato alle persone autorizzate secondo il principio della necessità di conoscere, password conservate esclusivamente sotto forma di hash, minimizzazione dei dati grazie all’assenza di registrazioni audio e a termini di cancellazione automatica, nonché verifica periodica dei fornitori di servizi impiegati.

9. I Suoi diritti

Nell’ambito del diritto applicabile in materia di protezione dei dati, Lei ha in particolare i seguenti diritti:

• ottenere informazioni sui dati trattati che La riguardano (art. 25 LPD);
• ottenere la rettifica di dati inesatti (art. 32 LPD);
• ottenere la cancellazione o la limitazione del trattamento e opporsi a un trattamento;
• ottenere la consegna o la trasmissione dei Suoi dati in un formato elettronico usuale (art. 28 LPD);
• revocare un consenso prestato con effetto per il futuro.

Per presentare una richiesta è sufficiente inviare un’e-mail all’indirizzo indicato al punto 1. Possiamo richiedere una prova dell’identità. Chi chiama dovrebbe rivolgersi preferibilmente all’impresa chiamata; se la richiesta ci perviene direttamente, la inoltriamo e assistiamo l’impresa nella risposta.

10. Reclamo all’IFPDT

Lei ha il diritto di presentare un reclamo all’autorità di vigilanza: Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch. Nella misura in cui si applica il RGPD, può rivolgersi anche a un’autorità di controllo nell’UE.

11. Cookie

Utilizziamo esclusivamente cookie tecnicamente necessari e nessun cookie di analisi, tracciamento o pubblicità:

• «piketto_session»: mantiene attiva la Sua sessione dopo l’accesso; scade al più tardi dopo 30 giorni o viene cancellato alla disconnessione.
• «locale»: memorizza la lingua da Lei scelta per 12 mesi.

12. Intelligenza artificiale e decisioni automatizzate

La nostra assistente telefonica è un’intelligenza artificiale e si presenta come tale all’inizio di ogni conversazione. Non prende decisioni individuali automatizzate ai sensi dell’art. 21 LPD: le richieste di appuntamento e di richiamata vengono raccolte e poi gestite e confermate dall’impresa.

13. Modifiche

Possiamo adeguare la presente informativa sulla protezione dei dati se il nostro servizio o il quadro giuridico cambiano. Fa fede la versione pubblicata su questa pagina. Informiamo i nostri clienti via e-mail in caso di modifiche sostanziali.