1. Parti e oggetto
Il cliente è il titolare del trattamento («titolare del trattamento»); il gestore di Piketto sopra indicato è il responsabile del trattamento («responsabile del trattamento»). Oggetto del contratto è il trattamento dei dati personali di chi chiama il titolare del trattamento e alle cui chiamate quest’ultimo fa rispondere tramite Piketto.
2. Durata
Il presente contratto si applica per la durata del contratto principale e, successivamente, finché il responsabile del trattamento tratta dati personali del titolare del trattamento.
3. Natura e finalità del trattamento
Il responsabile del trattamento tratta i dati esclusivamente per rispondere alle chiamate per conto del titolare del trattamento: riconoscere il parlato e rispondere in tempo reale, trascrivere la conversazione, raccogliere e riepilogare le richieste, trasferire le chiamate urgenti, notificare il titolare del trattamento tramite e-mail e SMS, visualizzare le chiamate nel pannello di controllo e fatturare il tempo di conversazione. Non viene effettuato alcun trattamento per finalità proprie del responsabile del trattamento, ad esempio a fini pubblicitari o per addestrare modelli di IA propri.
4. Categorie di dati personali e di persone interessate
Le persone interessate sono coloro che chiamano il titolare del trattamento e i collaboratori del titolare del trattamento ai quali vengono trasferite le chiamate. Vengono trattati:
- il numero di chi chiama, il momento e la durata della chiamata;
- la voce di chi chiama, esclusivamente in tempo reale e senza conservazione di registrazioni audio;
- la trascrizione della conversazione;
- le informazioni raccolte, quali nome, numero per la richiamata, motivo della chiamata, urgenza, richiesta di appuntamento e riepilogo;
- i numeri dei collaboratori per il trasferimento delle chiamate e per le notifiche.
Il trattamento di dati personali degni di particolare protezione o di dati soggetti al segreto professionale non è previsto e richiede un accordo scritto separato. Il titolare del trattamento configura la propria assistente telefonica in modo che tali dati non vengano richiesti.
5. Istruzioni
Il responsabile del trattamento tratta i dati soltanto su istruzione documentata del titolare del trattamento. Costituiscono istruzioni il presente contratto, la configurazione nel pannello di controllo (in particolare il termine di conservazione e le impostazioni di trasferimento delle chiamate e di notifica) e le singole istruzioni scritte. Se ritiene che un’istruzione sia illecita, il responsabile del trattamento ne informa senza indugio il titolare del trattamento.
6. Riservatezza
Il responsabile del trattamento concede l’accesso ai dati soltanto alle persone che ne hanno bisogno per l’esecuzione del contratto e che sono vincolate alla riservatezza. L’obbligo permane anche dopo la fine del contratto.
7. Misure tecniche e organizzative
Il responsabile del trattamento garantisce una sicurezza dei dati adeguata al rischio ai sensi dell’art. 8 LPD e degli art. 1–6 dell’Ordinanza sulla protezione dei dati (OPDa), in particolare:
- cifratura della trasmissione dei dati (TLS) e protezione delle credenziali di accesso memorizzate mediante hashing;
- separazione logica dei dati di ciascun titolare del trattamento; accesso nel pannello di controllo riservato ai rispettivi utenti;
- accesso dei collaboratori del responsabile del trattamento basato sui ruoli e sul principio della necessità di conoscere;
- minimizzazione dei dati: nessuna registrazione audio, cancellazione automatica alla scadenza del termine di conservazione scelto;
- selezione accurata dei subresponsabili del trattamento e imposizione di obblighi contrattuali nei loro confronti;
- registrazione degli eventi rilevanti per la sicurezza e verifica e adeguamento periodici delle misure.
8. Subresponsabili del trattamento
Il titolare del trattamento autorizza il ricorso ai subresponsabili elencati nell’informativa sulla protezione dei dati: ElevenLabs per l’IA vocale, compresi i suoi subresponsabili per i modelli linguistici (Google Gemini), netcup GmbH per l’applicazione e la banca dati a Vienna, in Austria, Cloudflare per CDN, TLS e protezione DDoS, Google Workspace per le e-mail, Twilio per la telefonia e gli SMS e Stripe per i pagamenti. I Paesi di trattamento e le garanzie applicabili sono indicati nell’informativa. Una copia di sicurezza cifrata della banca dati si trova sull’infrastruttura propria del gestore in Svizzera. Il responsabile del trattamento impone contrattualmente a ciascun subresponsabile una protezione dei dati almeno equivalente.
Il responsabile del trattamento informa via e-mail, con almeno 30 giorni di anticipo, del ricorso a un nuovo subresponsabile del trattamento o della sua sostituzione. Il titolare del trattamento può opporsi per motivi gravi legati alla protezione dei dati; se le parti non trovano una soluzione, può disdire il contratto con effetto dalla data del cambiamento.
9. Comunicazione all’estero
La comunicazione di dati personali all’estero avviene soltanto conformemente agli art. 16 e 17 LPD: verso Stati con una protezione adeguata secondo il Consiglio federale, a destinatari negli USA certificati secondo lo Swiss-U.S. Data Privacy Framework per il trattamento in questione oppure, in mancanza di tale certificazione e per altri Stati privi di protezione adeguata, sulla base di clausole contrattuali standard riconosciute dall’IFPDT, adeguate alla Svizzera ed eventuali misure di protezione supplementari. Il responsabile del trattamento mantiene aggiornato l’elenco dei destinatari e degli Stati riportato nell’informativa sulla protezione dei dati.
10. Assistenza nell’esercizio dei diritti delle persone interessate
Il responsabile del trattamento assiste con mezzi adeguati il titolare del trattamento nel rispondere alle richieste delle persone interessate (accesso, rettifica, cancellazione, consegna dei dati). Il titolare del trattamento può consultare e cancellare definitivamente singole chiamate direttamente nel pannello di controllo. Se il responsabile del trattamento riceve una richiesta direttamente, la inoltra senza indugio al titolare del trattamento. Assiste inoltre il titolare del trattamento nelle valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati, nei limiti delle informazioni a sua disposizione.
11. Violazioni della sicurezza dei dati
Il responsabile del trattamento comunica al titolare del trattamento una violazione della sicurezza dei dati che riguarda i dati di quest’ultimo il più rapidamente possibile dopo esserne venuto a conoscenza (art. 24 cpv. 3 LPD). La comunicazione contiene, per quanto noto, la natura e la portata della violazione, le categorie di dati interessate, le possibili conseguenze e le misure adottate o proposte. Il responsabile del trattamento assiste il titolare del trattamento nell’eventuale notifica all’IFPDT e nell’informazione delle persone interessate.
12. Cancellazione e restituzione
Durante il contratto, le trascrizioni e le informazioni su chi chiama vengono cancellate automaticamente alla scadenza del termine scelto dal titolare del trattamento (da 7 a 365 giorni, 90 giorni per impostazione predefinita); non vengono conservate registrazioni audio. Il titolare del trattamento può cancellare il proprio account in qualsiasi momento nelle Impostazioni; il responsabile del trattamento cancella quindi immediatamente il profilo aziendale, i dati delle chiamate e le trascrizioni, rimuove l’assistente telefonica presso il subresponsabile del trattamento ElevenLabs, libera il numero svizzero e disdice immediatamente l’eventuale abbonamento in corso. Quando l’abbonamento termina (disdetta o scadenza), il responsabile del trattamento cancella tutti i dati personali del titolare del trattamento 30 giorni dopo la fine dell’ultimo periodo di fatturazione; se non è mai stato sottoscritto un abbonamento, 60 giorni dopo la registrazione. Presso ElevenLabs, i dati delle conversazioni vengono cancellati entro 30 giorni. Restano salvi gli obblighi legali di conservazione: le informazioni necessarie alla fatturazione, prive del contenuto delle conversazioni, vengono conservate nella misura prevista dalla legge.
13. Prove e controlli
Su richiesta, il responsabile del trattamento mette a disposizione del titolare del trattamento le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente contratto. Il titolare del trattamento o un revisore da lui incaricato e vincolato alla riservatezza può effettuare un controllo previo congruo preavviso, durante gli orari di lavoro e al massimo una volta all’anno, salvo in caso di fondato sospetto di una violazione. I costi sono a carico del titolare del trattamento.
14. Disposizioni finali
Alla responsabilità si applicano le disposizioni delle CG. In caso di contraddizioni, il presente contratto prevale sulle CG per le questioni relative alla protezione dei dati. Si applica il diritto svizzero; il foro competente è la sede del responsabile del trattamento.