Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebenen Bearbeitungen ist die oben genannte Betreiberin von Piketto («wir»). Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die angegebene E-Mail-Adresse.

2. Unsere Rolle: Verantwortliche und Auftragsbearbeiterin

Für die Daten unserer Kundinnen und Kunden (Konto, Vertrag, Abrechnung) und für Besuche unserer Website sind wir Verantwortliche im Sinne des DSG.

Wenn unsere Telefonassistenz Anrufe für einen Betrieb entgegennimmt, bearbeiten wir die Daten der Anrufenden im Auftrag dieses Betriebs. Verantwortlich ist dann der jeweilige Betrieb; wir handeln als Auftragsbearbeiterin nach Art. 9 DSG gemäss unserem Auftragsverarbeitungsvertrag. Anrufende finden Informationen zur Bearbeitung ihrer Daten deshalb auch in der Datenschutzerklärung des angerufenen Betriebs und können ihre Rechte direkt dort geltend machen. Wir unterstützen den Betrieb dabei.

3. Welche Daten wir bearbeiten

Kundinnen und Kunden (Betriebe und ihre Benutzerinnen und Benutzer):

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als kryptografischer Hash gespeichert), bevorzugte Sprache, Rolle im Konto.
• Betriebsangaben für die Telefonassistenz: Firmenname, Branche, Adresse, Öffnungszeiten, Leistungen, häufige Fragen, Durchstell- und Benachrichtigungsnummern, Benachrichtigungs-E-Mail.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: Rechnungsadresse, MWST-Nummer, Abonnementstatus, Rechnungen. Zahlungsmitteldaten erfasst ausschliesslich unser Zahlungsanbieter; wir erhalten keine vollständigen Kartennummern.
• Nutzungsdaten: Anzahl und Dauer der Anrufe für die Abrechnung, technische Protokolle zur Sicherheit des Dienstes.

Anrufende der Betriebe, die unseren Dienst nutzen:

• Anrufernummer (Caller ID), soweit sie übermittelt wird, sowie Zeitpunkt und Dauer des Anrufs.
• Stimme: Die Sprache wird während des Gesprächs in Echtzeit verarbeitet, um sie zu verstehen und zu beantworten. Es werden keine Tonaufnahmen gespeichert.
• Transkript des Gesprächs (Text).
• Aus dem Gespräch erfasste Angaben: Name, bestätigte Rückrufnummer, Anliegen, Dringlichkeit, Terminwunsch und eine Zusammenfassung.
• Inhalte, die Anrufende von sich aus nennen. Wir bitten Betriebe, ihre Telefonassistenz so einzurichten, dass keine besonders schützenswerten Personendaten abgefragt werden.

Besucherinnen und Besucher der Website:

• Technisch notwendige Server-Protokolle (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp) zur Auslieferung und Absicherung der Website.

4. Zwecke der Bearbeitung

• Bereitstellung des Dienstes: Anrufe entgegennehmen, Fragen mit den Angaben des Betriebs beantworten, Anliegen erfassen, dringende Anrufe durchstellen.
• Benachrichtigung des Betriebs per E-Mail und SMS sowie Anzeige im Dashboard.
• Vertragsabwicklung, Abrechnung nach Gesprächszeit und Buchhaltung.
• Kundensupport und Kommunikation zum Vertrag.
• Sicherheit, Missbrauchs- und Betrugsverhinderung, Fehleranalyse.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa Aufbewahrungspflichten.

Wir verwenden Daten von Anrufenden nicht für Werbung, verkaufen keine Personendaten und verwenden Gesprächsinhalte nicht zum Training eigener KI-Modelle.

Bearbeitungsgrundlagen sind insbesondere die Erfüllung des Vertrags, unsere berechtigten Interessen an einem sicheren und funktionierenden Dienst sowie gesetzliche Pflichten; soweit die DSGVO gilt, Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.

5. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Personendaten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen bearbeiten. Sie sind vertraglich zu Vertraulichkeit und Datensicherheit verpflichtet.

Wir nutzen die Standardplattform von ElevenLabs über api.elevenlabs.io. ElevenLabs bearbeitet Gesprächsdaten in den USA und gegebenenfalls in weiteren Ländern nach seinem Auftragsverarbeitungsvertrag. Für die Gesprächsführung wird Google Gemini über ElevenLabs eingesetzt; die Sprachmodellanbieter sind Unterauftragsverarbeiter von ElevenLabs, nicht separate, direkt von uns beauftragte Anbieter. Für Konten unserer Kundinnen und Kunden ist bei ElevenLabs die Speicherung von Tonaufnahmen deaktiviert; Gesprächsdaten werden dort spätestens nach 30 Tagen gelöscht.

Daten können zudem an Behörden bekanntgegeben werden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

6. Bekanntgabe ins Ausland

Anwendung und Datenbank werden bei netcup in Wien, Österreich, betrieben; eine verschlüsselte Sicherungskopie liegt auf unserer eigenen Infrastruktur in der Schweiz. ElevenLabs, Cloudflare, Google Workspace, Twilio und Stripe bearbeiten Daten auch ausserhalb der Schweiz und der EU, insbesondere in den USA. Eine Bekanntgabe ins Ausland erfolgt nur unter den Voraussetzungen von Art. 16 und 17 DSG:

• in Staaten mit angemessenem Datenschutz gemäss Bundesrat, insbesondere in die Staaten der EU und des EWR;
• in die USA gestützt auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, soweit der betreffende Empfänger für die betreffende Bearbeitung zertifiziert ist; andernfalls sowie bei Bearbeitungen in weiteren Staaten ohne angemessenen Datenschutz gestützt auf die vom EDÖB anerkannten Standardvertragsklauseln der EU-Kommission mit den für die Schweiz nötigen Anpassungen und gegebenenfalls ergänzenden Schutzmassnahmen.

Auf Anfrage geben wir Ihnen Auskunft über die jeweils verwendete Garantie.

7. Aufbewahrung und Löschung

• Tonaufnahmen: Es werden keine Tonaufnahmen von Gesprächen gespeichert. Bei unserem Sprach-KI-Anbieter ElevenLabs werden Gesprächsdaten spätestens nach 30 Tagen gelöscht.
• Transkripte und erfasste Anruferangaben: so lange, wie der Betrieb es in seinen Einstellungen festlegt – zwischen 7 und 365 Tagen, standardmässig 90 Tage. Danach werden sie automatisch gelöscht. Betriebe können einzelne Anrufe jederzeit vorher löschen.
• Nach Ablauf der Frist behalten wir nur Zeitpunkt und Dauer eines Anrufs ohne Inhalt und ohne Anruferangaben, soweit wir diese für Abrechnung und Nachweis benötigen.
• Löschung durch den Betrieb: Die Inhaberin oder der Inhaber kann das Konto jederzeit in den Einstellungen löschen. Betriebsprofil, Anrufdaten und Transkripte werden sofort gelöscht, der Telefonassistent wird beim Sprach-KI-Anbieter entfernt, die Schweizer Rufnummer wird freigegeben und ein bestehendes Abonnement wird sofort beendet.
• Nach Vertragsende: Endet das Abonnement durch Kündigung oder Ablauf, löschen wir sämtliche Kundendaten 30 Tage nach Ende der letzten Abrechnungsperiode.
• Konten ohne Abonnement: Wurde nie ein Abonnement abgeschlossen, löschen wir das Konto mit allen Daten 60 Tage nach der Registrierung.
• Kontodaten: bis zur Löschung des Kontos gemäss den vorstehenden Regeln. Geschäftsbücher und Buchungsbelege bewahren wir gemäss Art. 958f OR während zehn Jahren auf.
• Server-Protokolle: in der Regel höchstens 30 Tage, ausser sie werden zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt.

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen nach Art. 8 DSG, insbesondere: verschlüsselte Übertragung (TLS), strikte Trennung der Daten verschiedener Betriebe, Zugriff nur für berechtigte Personen nach dem Need-to-know-Prinzip, Passwörter ausschliesslich als Hash, Datensparsamkeit durch Verzicht auf Tonaufnahmen und automatische Löschfristen sowie regelmässige Überprüfung der eingesetzten Dienstleister.

9. Ihre Rechte

Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten (Art. 25 DSG);
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 32 DSG);
• Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung sowie Widerspruch gegen eine Bearbeitung;
• Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28 DSG);
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Für Anfragen genügt eine E-Mail an die in Ziffer 1 genannte Adresse. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen. Anrufende richten ihre Anfrage am besten an den angerufenen Betrieb; erreicht sie uns direkt, leiten wir sie weiter und unterstützen den Betrieb bei der Beantwortung.

10. Beschwerde beim EDÖB

Sie haben das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch. Soweit die DSGVO gilt, können Sie sich auch an eine Aufsichtsbehörde in der EU wenden.

11. Cookies

Wir verwenden ausschliesslich technisch notwendige Cookies und keine Analyse-, Tracking- oder Werbecookies:

• «piketto_session»: hält Sie nach der Anmeldung angemeldet; läuft nach spätestens 30 Tagen ab oder wird beim Abmelden gelöscht.
• «locale»: speichert Ihre gewählte Sprache während 12 Monaten.

12. Künstliche Intelligenz und automatisierte Entscheidungen

Unsere Telefonassistenz ist eine künstliche Intelligenz und gibt sich zu Beginn jedes Gesprächs als solche zu erkennen. Sie trifft keine automatisierten Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 21 DSG: Termin- und Rückrufwünsche werden erfasst und vom Betrieb bearbeitet und bestätigt.

13. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unser Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir unsere Kundinnen und Kunden per E-Mail.